Proses penyerahan bahan arkib kepada pelanggan mengambil masa yang lama

Bahan -bahan arkib merupakan bahan nilaian sejarah yang sering dirujuk oleh staf, pelajar dan juga penyelidik luar sebagai bahan rujukan untuk tujuan pembelajaran, pengajaran,penyelidikan dan penerbitan. Pelanggan yang ingin mendapatkan bahan arkib perlu membuat permohonan melalui surat rasmi, email, panggilan telefon atau datang sendiri ke kaunter dengan menyatakan jenis bahan yang ingin dirujuk. Pihak pengurusan arkib akan menyemak rekod data yang disimpan di dalam file excel dan mencadangkan beberapa tajuk bahan yang berkaitan. Proses menyerahan bahan arkib mengambil masa sekurang-kurangnya 3 hari bekerja kerana perlu melalui proses semakan, carian bahan di dalam kotak simpanan dan membuat salinan bahan sebelum diserahkan kepada pemohon. Bagi mengatasi masalah penyerahan bahan arkib kepada pelanggan mengambil masa yang agak lama, kumpulan telah membangunkan sistem yang berperanan sebagai repositori bahan arkib secara berpusat yang mengumpulkan maklumat bahan-bahan arkib di Jabatan Arkib Universiti dan 13 Unit Arkib Cawangan UiTM seluruh Malaysia. Pelanggan dapat membuat carian dan memilih bahan yang ingin dirujuk dan terus membuat tempahan dalam talian. Permohonan akan sampai kepada pihak pengurusan arkib melalui emel dan proses kelulusan bahan dapat dilaksanakan secara terus serta penyerahan dapat dibuat dalam tempoh satu hari sahaja. Sistem ini yang dibangunkan dengan menggunakan kepakaran dalaman memberi impak penjimatan kos yang ketara serta dapat memberikan penyampaian perkhidmatan yang lebih efiisen selari dengan norma baru masa kini.